LA CONTABILIDAD Y LA INFORMATICA

LA CONTABILIDAD Y LA INFORMÁTICA

Conceptos

La contabilidad, es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

 La Informática, es una ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital. La informática se ha desarrollado rápidamente a partir de la segunda mitad del siglo XX, con la aparición de tecnologías tales como el circuito integrado, Internet y el teléfono móvil.

Importancia de la Informática en la contabilidad

Para hablar con propiedad sobre la importancia de la informática en los sistemas de contabilidad, debemos hablar de los orígenes de la contabilidad y como en sus inicios se desenvolvió esta ciencia sin la utilización de la herramienta informática, de este modo podremos visualizar la diferencias entre el antes y después de la introducción de la informática en el área contable. 

La Contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. Anteriormente todos los trabajos contables se realizaban a mano, lo que provocaba que todo el proceso contable fuera más lento y tedioso a la hora en que este se quería realizar, pero hoy en día tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a que el proceso sea más rápido menos tedioso a la hora de realizarse. Antes de la informática las operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se afectaba las cuentas auxiliares, con el cual se preparaba el balance y el estado de resultados, el cual se empleaba más personal en el departamento de contabilidad, era más factible cometer errores. Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el sistema se encarga de efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y se obtienen al momento estados financieros (balance y estado de resultados). Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información. 

El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador. Considero que la informática es fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro de la entidad.

  Relación de la contabilidad con la informática

La informática contribuye a facilitar la operación contable, a procesar los documentos para elaborar reportes de estados financieros en forma más exacta y sobre todo rápida, la administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad para la toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa. 

Es decir la informática ayuda a procesar los datos contables, y la administración analiza los resultados presentados por la contabilidad para poder hacer un diagnóstico de si se están utilizando bien los recursos de la empresa y se están obteniendo utilidades o ganancias y si se pueden mejorar. Dios te bendiga y espero haber sido de utilidad. La contabilidad es la fuente de información de la administración, de ella se vale el administrador para tomar decisiones, le es indispensable. Y la informática en los tiempos que vivimos donde la información es muy abundante es un elemento indispensable para agilizar la contabilidad y la administración. En resumen se complementan.

Ventajas y Desventajas de la Informática en la contabilidad 

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes: 

Rapidez y oportunidad. 

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. 

Volumen de producción. 

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento. 

Protección contra errores. 

Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. 

Preparación automática de informes. 

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nóminas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros. 

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado. 

El costo de mantenimiento es alto y complejo. 

El alto costo en el entrenamiento del personal.

Los programas deben ser confiables.

La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas. 

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información: Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

 El SIC no sólo ha de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es una buena vía para que las empresas tengan una comunicación más adecuada tanto interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando en dichas empresas habrá una mejor organización y una buena toma de decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado.

 El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad.

Tecnología en la contabilidad

El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. 

Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos consecuencias:

· Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).

· Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información. En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

· Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real

· Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet

 · Liquidar los impuestos por Internet

· Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Conclusiones

 · En conclusión el sistema de información contable es un sistema en la cual nos facilita la realización de los registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da la facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida. Para que la misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna así como externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y de la calidad de la empresa y llegar a tomar mejores decisiones para la empresa.

· Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla, gracias a la informática y contando con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.